Workflow

Der Workflow ist die Folge von Aktivitäten, die notwendig sind, um eine Aufgabe zu erledigen.

Unternehmen nutzen Workflows, um Aufgaben zwischen Menschen zu koordinieren und Daten zwischen Systemen zu synchronisieren. Ziel ist es, die Effizienz, Reaktionsfähigkeit und Rentabilität der Organisation zu verbessern.

Ein voll funktionsfähiger digitaler Workflow bietet vier wesentliche Vorteile für ein Unternehmen:

  • Produktivitätssteigerung
  • Prozesstransparenz
  • Schnellere Reaktionszeit im Unternehmen
  • Verbesserte Rechenschaftspflicht

Der Workflow kann mit Softwaretools automatisiert werden, die anhand von Geschäftsregeln entscheiden, wann ein Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde und der nächste Schritt beginnen kann. Einige Programme der Workflow-Management-Software (WMS) können auch abhängige Beziehungen zwischen einzelnen Schritten koordinieren, ein Konzept, das als Workflow-Orchestrierung bekannt ist. Workflow-Dokumentation und Geschäftsprozessmodellierung sind wichtige Aspekte des Geschäftsprozessmanagements.

Flussdiagramme und Prozesskarten sind nützliche Werkzeuge, um die Anzahl und Reihenfolge der Schritte in einem Workflow zu visualisieren. Flussdiagramme verwenden einfache geometrische Symbole und Pfeile, um Beziehungen zu definieren. Prozesskarten sehen ähnlich aus, können aber auch Support-Informationen enthalten, die die Ressourcen dokumentieren, die jeder Schritt eines Geschäftsprozesses benötigt.

Es gibt drei verschiedene Arten von Workflows:

  • Sequentieller Workflow (typischerweise Flow Chart basiert, geht von einer Stufe zur nächsten und geht nicht zurück)
  • State Machine Workflow (Fortschritt von 'State' zu 'State', diese Workflows sind komplexer und kehren bei Bedarf zu einem vorherigen Punkt zurück)
  • Regelgesteuerter Workflow (Implementiert auf Basis eines sequentiellen Workflows. Die Regeln bestimmen den Fortschritt des digitalen Workflows)

Digitale Workflow-Software stellt Unternehmen strategische Technologien zur Verfügung, die in der Lage sind, unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse zu erstellen und auszuführen. Workflows können in einer gemischten Umgebung aus Personen, Inhalten und Systemen eingesetzt, überwacht und kontinuierlich optimiert werden.

Im Laufe der Jahre hat sich die digitale Workflow-Technologie von der reinen Workflow-Automatisierung, über die Enterprise Application Integration bis hin zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse entwickelt.

Beispiele für digitale Arbeitsabläufe

Die folgenden Beispiele zeigen digitale Workflows in verschiedenen Branchen:

  • Fertigung: Ablauf- und Qualitätssicherungs
  • Reisen: Reisebüro zur Verwaltung der Hotelreservierung, Kundenurlaub, Flugreservierung, etc.
  • Banking: Neues Kundenkonto, Investitionsentscheidung, ein Genehmigungszyklus für eine Hypothek oder einen Kreditantrag
  • Kundenservice: Workflow für die Bearbeitung von Kundenanfragen und Aufgaben Zuweisung

Stand: 18.03.2018