Microsoft Outlook warnt, wenn Ihre E-Mails nicht dem Standard entsprechen
Microsoft bereitet die Einführung einer neuen Funktion für den E-Mail-Dienst Outlook vor, die es den Nutzern ermöglicht, die Eignung ihrer Nachrichten vor dem Versand zu prüfen.
Wie aus einem neuen Eintrag in der Produkt-Roadmap des Unternehmens hervorgeht, werden Outlook-Benutzer bald Zugang zu einer verbesserten Version des MailTips-Hilfedienstes erhalten. Das neu gestaltete Tool wird ab Juli zur Verfügung stehen und die Nutzer benachrichtigen, wenn ihre E-Mails nicht den Standards für Barrierefreiheit entsprechen.
Benutzer werden in Outlook einen MailTip sehen, der empfiehlt, Probleme mit der Barrierefreiheit zu beheben, bevor sie E-Mails an große Personengruppen, externe Benutzer oder für Nachrichten, die als 'sehr wichtig' gekennzeichnet sind, versenden. Der MailTip wird oben im Fenster zum Verfassen von E-Mails angezeigt.
Barrierefreiheit in Outlook
Da seit Beginn der Pandemie ein größerer Teil der Zusammenarbeit über E-Mail und Cloud-basierte Bürosoftware erfolgt, ist die Notwendigkeit für Arbeitnehmer, sicherzustellen, dass ihre Kommunikation den Standards für Barrierefreiheit entspricht, nur noch akuter geworden.
Es ist jedoch nicht immer einfach, in der Hitze eines geschäftigen Arbeitstages daran zu denken, die Barrierefreiheit zu überprüfen. Und in manchen Fällen kann es unklar sein, was genau getan werden kann, um eine E-Mail zugänglicher zu machen. Das kommende Update für MailTips in Outlook soll helfen, diese beiden Probleme zu lösen.
Indem Sie zugängliche E-Mails erstellen und versenden, stellen Sie sicher, dass die Empfänger die darin enthaltenen Informationen lesen und nutzen können.
Wir erweitern die Funktionalität, um Sie automatisch darauf hinzuweisen, wenn beim Verfassen einer E-Mail an ein großes Publikum oder an externe Benutzer ein Verstoß gegen die Barrierefreiheit festgestellt wird, und Sie bei der Behebung des Problems zu unterstützen.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die neue Funktion zu konfigurieren. Sie kann dauerhaft eingeschaltet werden, nur in bestimmten Szenarien aktiviert werden (z. B. wenn ein Empfänger spezielle Anforderungen an die Barrierefreiheit angemeldet hat) oder ausgeschaltet werden, bis eine manuelle Prüfung der Barrierefreiheit durchgeführt wird.
Die Outlook-Ankündigung folgt auf ein separates Update für Microsoft Office, das einen ähnlichen Zweck verfolgt. Wie in einem Blog-Post vom Januar beschrieben, können Microsoft 365-Kunden jetzt ein neues Add-on für Word, Excel und PowerPoint verwenden, um Kollegen über zusätzliche Anforderungen zu informieren, die sie möglicherweise haben.
Die Idee war, eine nicht-konfrontative Möglichkeit zu schaffen, um Kollegen an ihre Zugänglichkeitsbedürfnisse zu erinnern, ohne eine spezielle E-Mail oder Sofortnachricht zu verschicken.